Thủ tục thành lập Văn phòng đại diện của Thương nhân nước ngoài tại Việt Nam

Ngày nay, khi nền kinh tế hướng tới một thị trường mở thì việc giao lưu, mở rộng hoạt động kinh doanh giữa các quốc gia cũng ngày một nhiều hơn. Do đó, nhu cầu mở thêm các chi nhánh, văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam cũng ngày càng được đa dạng. Hôm nay, Công ty Luật TNHH CTM sẽ giúp tìm hiểu về trình tự, thủ tục để xin cấp phép thành lập một văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

CĂN CỨ PHÁP LÝ
Luật thương mại 2005 do Quốc Hội ban hành ngày tháng năm 2005;
Nghị định 07/2016/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 25 tháng 01 năm 2016, quy định chi tiết luật thương mại về văn phòng đại diện, chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam.

TRÌNH TỰ, THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM.
Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là gì?

Theo định nghĩa tại Khoản Điều Luật Thương mại, Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.

Điều kiện để thương nhân nước ngoài có thể xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam

Một thương nhân nước ngoài muốn được thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam để tìm hiểu thị trường thì cần đáp ứng đủ các điều kiện sau đây:

Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

Chẳng hạn như một tổ chức kinh tế được thành lập theo pháp luật Singapore, mà Singapore và Việt Nam đều là thành viên của Hiệp hội các nước Đông Nam Á ASEAN nên tổ chức kinh tế này sẽ được phép xin cấp phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam;

Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký. Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;
Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên.

Ví dụ Hoa Kỳ và Việt Nam đều là thành viên của WTO, Thương nhân Hoa Kỳ muốn xin cấp giấy phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam thì cần xem xét tới biểu cam kết dịch vụ WTO của Việt Nam để có nội dung xin cấp phép phù hợp.

Cần chú ý rằng, pháp luật Việt Nam không hạn chế sự cấp phép thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trong trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên. Tuy nhiên, việc thành lập này phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành.

Trình tự, thủ tục thành lập

Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến đến Sở Công Thương đối với văn phòng đặt ngoài khu công nghiệp, khu chế xuất hoặc Ban Quản lý khu công nghiệp đối với văn phòng đại diện đặt trong khu công nghiệp, khu chế xuất,…

Hồ sơ 01 bộ bao gồm:

Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;
Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài;
Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;
Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;
Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:
Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;
Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện đáp ứng điều kiện về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác,..

Bên cạnh đó, thương nhân nước ngoài cần lưu ý rằng nếu các tài liệu trên là tài liệu tiếng Anh thì buộc phải dịch ra tiếng Việt và phải được chứng thực theo pháp luật Việt Nam. Đối với giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của thương nhân thì cần phải được cơ quan ngoại giao, lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài chứng nhận hoặc hợp pháp hóa lãnh sự.

Thời hạn giải quyết:

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, Cơ quan cấp Giấy phép kiểm tra và yêu cầu bổ sung nếu hồ sơ chưa đầy đủ, hợp lệ. Đồng thời, việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp từ chối cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Thời hạn:

Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh (nếu có quy định thời hạn).

Trên đây là nội dung tư vấn của Công ty Luật TNHH CTM về thủ tục thành lập văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nếu có thắc mắc cần tư vấn, Quý khách có thể liên hệ qua Hotline: 0932 321 558 hoặc gửi câu hỏi qua địa chỉ Email: ctmlaw247@gmail.com để được giải đáp./.